IT-Service für Hotel & Gastronomie

IT für Hotels und Gastronomie in Koblenz und Umgebung: Wir kümmern uns um Rezeption, Kasse, Gäste-WLAN, Microsoft 365 und Datensicherung – damit die Technik läuft, wenn Ihre Gäste da sind. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihr Haus kennt, wir helfen per Fernwartung und kommen vorbei, wenn vor Ort etwas zu tun ist. Verständlich erklärt, ohne Fachchinesisch.

Im Gastgewerbe wird gearbeitet, wenn andere frei haben – Zeit für IT bleibt da kaum. Dabei hängt immer mehr an ihr: Buchungsportale, Hotelsoftware, die Kasse mit TSE, Kartenzahlung und das WLAN, das Gäste selbstverständlich erwarten. Allein Koblenz zählte 2025 rund 892.000 Übernachtungen (Stadt Koblenz). Wir behalten Updates, Virenschutz, Datensicherung und Fristen im Blick – Sie kümmern sich um Ihre Gäste.

IT für Hotels und Gastronomie: unsere Leistungen im Überblick

• Grundlage

  Betreuung & Helpdesk

  Ein fester Ansprechpartner für Rezeption, Küche und Büro: Hilfe per Telefon und Fernwartung, vor Ort in Koblenz und Umgebung. Updates laufen im Hintergrund, größere Arbeiten legen wir in ruhige Zeiten.

  Zu Betreuung & Helpdesk
• Kasse & Hotelsoftware

  Wir betreuen Ihre Kasse und Ihre Hotelsoftware: Updates, Datensicherung, Netzwerk und die Abstimmung mit dem Hersteller. Das Ablaufdatum der TSE behalten wir mit Ihnen im Blick.

  Mehr zu Kasse und TSE
• IT-Sicherheit

  Virenschutz auf jedem Rechner, zentral überwacht mit Bitdefender GravityZone, und Zwei-Faktor-Anmeldung gegen gefälschte Portal-Nachrichten. Wo Sie stehen, zeigt der IT-Sicherheits-Check – zum Festpreis, mit Bericht in 48 Stunden.

  Zur IT-Sicherheit
• Netzwerk & Gäste-WLAN

  WLAN für Hotels und Restaurants: ein Gäste-WLAN, getrennt von Kasse, Rezeption und Büro, mit Empfang bis in die Zimmer und auf die Terrasse – dazu eine Internetleitung, auf die Verlass ist.

  Zu Netzwerk & Server
• Datensicherung & Notfall

  Hotelsoftware, Kassendaten, Buchhaltung und E-Mails: gesichert mit Kopie außer Haus, regelmäßig geprüft – und ein Plan, wie Rezeption und Service nach einem Ausfall weiterarbeiten.

  Zur Datensicherung
• Microsoft 365 & mobile Geräte

  E-Mail, Kalender und gemeinsame Ablage für Rezeption, Küche und Büro. Diensthandys und Tablets verwalten wir mit Microsoft Intune – Zugänge für neue Mitarbeiter und Saisonkräfte sind schnell angelegt und wieder entfernt.

  Zu Microsoft 365

Passend dazu: ein Server im Rechenzentrum für Ihre Hotelsoftware, die Firewall in der Cloud für Windows-Rechner und Notebooks, das Cloud-E-Mail-Archiv für Reservierungen und Zusagen, Webhosting für Ihre Website und KI im Unternehmen – Microsoft Copilot mit einer kurzen Einweisung für Ihr Team. Alle Cloud-Angebote finden Sie unter Cloud-Lösungen.

Typische Situationen aus dem Hotel- und Restaurantalltag

Rezeption und Hotelsoftware

Heute oft: Hotelsoftware, Buchungsportale und E-Mail laufen auf einem PC an der Rezeption, an dem sich alle mit demselben Konto anmelden. Kommt im Check-in-Trubel eine dringende Nachricht von einem Buchungsportal, ist schnell auf einen Link geklickt.

• Eigene Zugänge für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter – mit zweitem Faktor für E-Mail, Microsoft 365 und, wo möglich, die Buchungsportale.
• Hotelsoftware und ihre Datenbank in der Datensicherung, regelmäßig geprüft; Updates stimmen wir mit dem Hersteller ab.
• Zentral überwachter Virenschutz auf jedem Rechner: Schlägt er an, erfahren wir davon.

Kasse und Service

Heute oft: Kasse, Bondrucker und Bestellgeräte hängen im selben WLAN wie die Gäste. Fällt mitten im Service die Verbindung aus, steht die Kasse – und wann die TSE abläuft oder ob alle Kassen beim Finanzamt gemeldet sind, weiß niemand genau.

• Kasse, Kartenterminal und Bestellgeräte in einem eigenen Netz, getrennt vom Gäste-WLAN.
• Updates, Datensicherung und das Ablaufdatum der TSE im Blick – abgestimmt mit dem Hersteller Ihrer Kasse.
• Für die Meldung Ihrer Kassen beim Finanzamt stellen wir die technischen Angaben zusammen, etwa Seriennummern und TSE-Daten.

Gäste-WLAN und Büro

Heute oft: Das Gäste-WLAN hängt am selben Router wie Büro-PC und Kasse, das Passwort steht seit Jahren auf dem Tischaufsteller, und in den oberen Zimmern bricht die Verbindung ab. Die Buchhaltung liegt auf einem einzelnen Rechner, dessen Datensicherung lange niemand getestet hat.

• Ein eigenes Gäste-WLAN, getrennt von Kasse, Rezeption und Büro – mit Empfang auch in den Zimmern und auf der Terrasse.
• Microsoft 365 für E-Mail, Kalender und gemeinsame Ablage; Zugänge für Saisonkräfte schnell angelegt und wieder entfernt.
• Eine geprüfte Datensicherung mit Kopie außer Haus – für Buchhaltung, Hotelsoftware und E-Mails.

Warum IT-Sicherheit im Gastgewerbe Chefsache ist

• 80 %der 2024 bei der Polizei angezeigten Angriffe, etwa mit Ransomware, richteten sich gegen kleine und mittlere Unternehmen.Quelle: BSI-Lagebericht 2025
• 25 %der Unternehmen ab 10 Beschäftigten erlebten binnen eines Jahres, dass Angreifer ihre Daten verschlüsselten und Lösegeld forderten.Quelle: Bitkom, Wirtschaftsschutz 2026
• 58 %der Unternehmen ab 10 Beschäftigten wurden binnen eines Jahres durch Cyberangriffe geschädigt.Quelle: Bitkom, Wirtschaftsschutz 2026

Hotels werden gezielt angegriffen: Seit Dezember 2024 beobachtet Microsoft gefälschte Booking.com-Nachrichten an Hotelmitarbeiter, die Schadsoftware einschleusen und Zugangsdaten stehlen sollen. Mit erbeuteten Zugängen und Buchungsdaten schreiben Betrüger danach Gäste an und verlangen, Kreditkartendaten zu „bestätigen“ oder erneut zu zahlen (Bundesamt für Cybersicherheit der Schweiz, Juni 2026). Auch die Anbieter von Hotelsoftware sind Ziel: Allein der Datenschutzbeauftragte von Mecklenburg-Vorpommern meldete 2026 zwei Angriffe auf solche Dienstleister, bei denen Gästedaten abflossen (LfDI Mecklenburg-Vorpommern). Deshalb fangen wir mit dem Wichtigsten an: eigene Zugänge mit zweitem Faktor, aktuelle Updates, zentral überwachter Virenschutz und eine Datensicherung, die sich zurückspielen lässt.

IT-Schnelltest für Hotels und Gastronomie

Acht Fragen, zwei Minuten: Wo steht die IT in Ihrem Haus? Am Ende sehen Sie, was gut geregelt ist und was Sie als Nächstes angehen sollten – mit dieser Liste starten wir gern ins Erstgespräch.

So arbeiten wir zusammen

1. 01

   Erstgespräch

   Am Telefon, per Video oder bei Ihnen im Haus: Wie arbeiten Rezeption, Service und Büro, welche Kasse, Hotelsoftware und Geräte nutzen Sie, wo hakt es?

   erster Schritt
2. 02

   Bestandsaufnahme und Angebot

   Wir erfassen Rechner, Kasse, Hotelsoftware, Netzwerk, Gäste-WLAN und Datensicherung. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot – den Preis kennen Sie, bevor Sie etwas beauftragen.

   Preis vorher bekannt
3. 03

   Einrichtung

   Wir setzen um, was vereinbart ist. Größere Umstellungen planen wir außerhalb der Hauptgeschäftszeit – am Ruhetag, nachts oder in der ruhigeren Saison – und stimmen sie mit den Herstellern von Kasse und Hotelsoftware ab. Ihr Team bekommt eine kurze Einweisung.

   kurze Einweisung
4. 04

   Laufende Betreuung

   Updates, Überwachung und Datensicherung laufen im Hintergrund, Fristen wie das Ablaufdatum der TSE behalten wir im Blick. Bei Fragen erreichen Sie Ihren festen Ansprechpartner – per Telefon, Fernwartung oder vor Ort.

   fester Ansprechpartner

Termine im Blick

Datum	Thema	Was das für Sie heißt
seit 01.01.2025	E-Rechnungen empfangen	Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können – ein E-Mail-Postfach genügt. Die Datei im Original aufbewahren.
seit 01.07.2025	Kassen beim Finanzamt melden	Neue, gemietete oder ausgemusterte Kassen innerhalb eines Monats über „Mein ELSTER“ melden; ältere Kassen waren bis 31.07.2025 zu melden. Auch die Barverkaufsfunktion einer Hotelsoftware zählt.
laufend	Ablaufdatum der TSE	Eine TSE lässt sich nur nutzen, solange ihre Zulassung beim BSI und ihre Zertifikate gültig sind. Datum prüfen und den Austausch rechtzeitig mit dem Kassenhersteller planen.
13.10.2026	Windows 10 (Ende von ESU-Jahr 1) und Office 2021	Das zweite Update-Jahr für Windows 10 kostet doppelt so viel – auch für den PC an der Rezeption; Office 2021 bekommt keine Updates mehr.
01.01.2027	E-Rechnung ausstellen (Vorjahresumsatz über 800.000 €)	Rechnungen über 250 € an Unternehmen im Inland, etwa für Tagungen oder Firmenfeiern, als E-Rechnung; Rechnungen an Privatgäste sind nicht betroffen.
12.01.2027	Windows Server 2016	Keine Sicherheitsupdates mehr. Läuft Ihre Hotelsoftware darauf, planen wir mit dem Hersteller den Umzug.
01.01.2028	E-Rechnung ausstellen für alle	Gilt dann für alle Rechnungen über 250 € an Unternehmen im Inland.
01.01.2028 geplant	Kassenpflicht und digitale Belege	Laut Gesetzentwurf: elektronische Kasse mit TSE ab 100.000 € Jahresumsatz (ausgenommen bei Barumsätzen unter 12.000 €), digitale Belege statt Papierbon. Noch nicht beschlossen.

Mehr dazu im Ratgeber: E-Rechnung 2027, Windows 10 ESU und Windows Server 2016 Supportende.

Betriebe, die wir betreuen

Hotel und Restaurant: Diese Betriebe aus Hotellerie und Gastronomie betreuen wir bei ihrer IT.

IT für Hotels und Gastronomie in Koblenz und Umgebung

Ob Hotel an Rhein oder Mosel, Restaurant in der Altstadt oder Pension im Westerwald: Ihre Kasse, Ihr WLAN und Ihre Rechner stehen bei Ihnen. Deshalb betreuen wir Hotels, Restaurants und Pensionen in Koblenz, Neuwied, Andernach und Umgebung per Fernwartung und kommen vorbei, wenn vor Ort etwas zu tun ist. Ihr fester Ansprechpartner ist Artur Hipke, Inhaber von Dare Solutions – statt einer Hotline mit wechselnden Gesprächspartnern. Als IT-Dienstleister für Gastronomie und Hotellerie stimmen wir uns auch mit den Herstellern Ihrer Kasse und Hotelsoftware ab, damit Sie bei einer Störung nicht selbst zwischen den Herstellern vermitteln müssen.

Häufige Fragen aus Hotellerie und Gastronomie

Was kostet IT-Service für Hotels und Restaurants?

Das hängt davon ab, wie viele Rechner, Kassen, Tablets und Access Points Sie haben und was dazugehören soll – etwa Datensicherung, Gäste-WLAN oder Microsoft 365. Im Erstgespräch klären wir, was Ihr Betrieb braucht. Danach erhalten Sie ein schriftliches Angebot: Sie kennen den Preis, bevor Sie etwas beauftragen.

Betreuen Sie auch unsere Kasse und die Hotelsoftware?

Ja. Wir betreuen Ihre Kasse und Ihre Hotelsoftware – Updates, Datensicherung, Netzwerk und die Abstimmung mit dem Hersteller, wenn eine Störung zwischen Kasse, Software und Netz liegt. Dazu gehört die TSE: Wir behalten ihr Ablaufdatum im Blick und planen den Austausch mit dem Hersteller. Der Hersteller einer TSE stellt Anforderungen an die Umgebung, in der sie läuft, und diese müssen umgesetzt sein (BSI) – um die IT-Seite kümmern wir uns. Die steuerliche Bewertung, etwa ob Ihre Kasse alle Vorgaben erfüllt, bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung.

Müssen wir unsere Kassen beim Finanzamt melden?

Ja, elektronische Kassen sind meldepflichtig. Seit 2025 geht das über „Mein ELSTER“: Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden, neue oder ausgemusterte Kassen melden Sie innerhalb eines Monats. Gemietete und geleaste Kassen zählen mit, und je Betriebsstätte gehören alle Kassen in eine Meldung (Bundesfinanzministerium). Auch die Barverkaufsfunktion einer Hotelsoftware fällt unter die Regeln für Kassen (BMF). Ein Wechsel der TSE muss bisher nicht gemeldet werden; laut Gesetzentwurf soll sich das ändern. Wir stellen die technischen Angaben zusammen, melden tun Sie oder Ihre Steuerberatung.

Was ändert sich ab 2028 bei Kasse und Kassenbon?

Geplant, aber noch nicht beschlossen: Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett einen Gesetzentwurf beschlossen (Bundesfinanzministerium). Danach sollen Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz ab 2028 eine elektronische Kasse mit TSE verwenden müssen; ausgenommen ist, wer im Jahr weniger als 12.000 € bar einnimmt. Zugleich soll der Papierbon durch einen digitalen Beleg abgelöst werden – Gäste müssen ihn nicht annehmen. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen. Planen Sie eine neue Kasse, kümmern wir uns um die IT dahinter: Netzwerk, Geräte, Datensicherung und die Abstimmung mit dem Hersteller.

Wie richten Sie das Gäste-WLAN ein – und haften wir für unsere Gäste?

Ein Gäste-WLAN in Hotel und Gastronomie richten wir als eigenes Netz ein: Gäste kommen ins Internet, aber nicht an Kasse, Kartenterminal, Rezeption oder Büro. Diese Trennung empfiehlt das BSI, und der Sicherheitsstandard der Kartenbranche rät, Kartenzahlungssysteme vom übrigen Netz abzutrennen (PCI SSC). Zur Haftung: Wer Gästen Internet über WLAN anbietet, kann für Rechtsverletzungen seiner Gäste grundsätzlich nicht auf Schadensersatz oder Unterlassung in Anspruch genommen werden, und Behörden dürfen kein Passwort und keine Registrierung verlangen (§ 7 DDG). Rechteinhaber können aber die Sperrung bestimmter Inhalte verlangen (§ 8 DDG). Die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen und Ihrer Rechtsberatung.

Wie schützen wir uns vor gefälschten Nachrichten von Buchungsportalen?

Die Angreifer geben sich als Buchungsportal aus, etwa mit einer angeblich schlechten Bewertung, und bringen Mitarbeiter dazu, einen Befehl auf dem Rechner einzufügen, der Schadsoftware installiert (Microsoft). Wirksam sind vor allem: Zwei-Faktor-Anmeldung für E-Mail und Portale, eigene Zugänge statt eines gemeinsamen Kontos, aktuelle Updates und ein zentral überwachter Virenschutz – und die Regel, nie einen Befehl auszuführen, zu dem eine Nachricht oder Webseite auffordert. Sind Gästedaten betroffen, muss die Datenpanne in der Regel binnen 72 Stunden der Datenschutzaufsicht gemeldet werden (Art. 33 DSGVO). Wie Sie im Ernstfall vorgehen, halten wir mit Ihnen in einem Notfallplan fest.

Müssen wir E-Rechnungen schreiben – auch für Tagungen und Geschäftsessen?

Empfangen muss jedes Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025; dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 alle – für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland, etwa für Tagungen, Firmenfeiern oder die Übernachtung eines Geschäftsreisenden, wenn die Rechnung an dessen Firma geht. Laut Bundesfinanzministerium gilt das auch für ein bar bezahltes Geschäftsessen im Restaurant, wenn die Rechnung über 250 € liegt; vor Ort kann zunächst ein Kassenbeleg ausgegeben und später durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatgäste sind nicht betroffen. Ob Ihre Kasse oder Hotelsoftware E-Rechnungen erzeugt, fragen Sie den Hersteller, steuerliche Fragen klärt Ihre Steuerberatung. Wir kümmern uns um die IT dahinter: Postfach, Aufbewahrung im Originalformat und Datensicherung.

Wann führen Sie größere Umstellungen durch?

Außerhalb der Hauptgeschäftszeit: am Ruhetag, nachts oder in der ruhigeren Saison. In Rheinland-Pfalz gab es 2025 im August gut dreimal so viele Übernachtungen wie im Januar (Statistische Ämter des Bundes und der Länder) – ruhige Monate eignen sich für einen Server-Umzug, eine neue Kasse oder ein neues WLAN. Updates laufen nachts, vieles erledigen wir per Fernwartung. Vorher stimmen wir mit den Herstellern von Kasse und Hotelsoftware ab, was wann umgestellt wird.

Gibt es Förderung für IT im Gastgewerbe?

Für reine IT-Projekte selten als Zuschuss. Die ISB fördert Investitionen im rheinland-pfälzischen Gastgewerbe, ausdrücklich auch in die Digitalisierung, mit 10 bis 20 % – allerdings erst ab 125.000 € Investition, mit Mindestgrößen wie 25 Zimmern oder 40 Sitzplätzen und ohne Ersatzbeschaffungen; das Programm wird derzeit überarbeitet (ISB). Externe Beratung bezuschusst das Betriebsberatungsprogramm der ISB. Kostenfrei ist der Tourismus-Check Rheinland-Pfalz: Bis Ende 2027 sehen sich Berater rund 120 Betriebe vor Ort an, auch den Stand der Digitalisierung; anmelden können Sie sich über Ihre IHK. Förderanträge stellen Sie, bevor Sie etwas beauftragen. Für Ihren Antrag liefern wir gern die technischen Angaben.

Wie bringen Sie neue Mitarbeiter und Saisonkräfte auf den Stand?

Mit einer kurzen Einweisung, wenn wir etwas Neues einrichten – zum Beispiel die Anmeldung mit zweitem Faktor oder das neue Gäste-WLAN. Zugänge für neue Mitarbeiter legen wir schnell an und entfernen sie wieder, wenn jemand geht. Diensthandys und Tablets verwalten wir mit Microsoft Intune, das in Microsoft 365 Business Premium enthalten ist (Microsoft): Geht ein Gerät verloren, entfernen wir die Firmendaten aus der Ferne. Fragen im Alltag beantworten wir am Telefon oder per Fernwartung.

Weiterlesen im Ratgeber: E-Rechnung 2027: Pflichten, Fristen und was Ihre IT braucht · Windows 10 ESU · Windows Server 2016 Supportende · Cyberversicherung: Das prüfen Versicherer