KI im Unternehmen

KI im Unternehmen spart Zeit: Werkzeuge wie Microsoft Copilot helfen Ihrem Team jeden Tag beim Schreiben, Zusammenfassen, Suchen und Auswerten. Wir führen KI in Ihrem Betrieb sinnvoll und datenschutzbewusst ein: mit klaren Regeln, sauberen Berechtigungen und einer kurzen Einweisung für Ihr Team.

KI ist längst im Büro angekommen

Laut Bitkom nutzt 2026 erstmals die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland KI – 57 Prozent, nach 36 Prozent im Vorjahr. Oft passiert das aber ungeregelt: 40 Prozent der Unternehmen gehen davon aus, dass Beschäftigte private KI-Programme nutzen, und nur knapp ein Viertel hat Regeln dafür. So landen Kundendaten, Angebote oder Personalakten schnell in Diensten, die niemand geprüft hat.

Besser ist ein geordneter Start: ein Werkzeug, das zu Ihrer IT passt, klare Regeln, was erlaubt ist, und ein Team, das weiß, wie es gute Ergebnisse bekommt – und wo die Grenzen liegen.

Microsoft Copilot: Was drin ist und was es kostet

• Copilot Chat ist in Microsoft 365 ohne Aufpreis enthalten: ein KI-Chat mit Websuche, der auch hochgeladene Dateien verarbeitet – im geschützten Firmenkonto statt in einem privaten Dienst.
• Microsoft Copilot mit Lizenz arbeitet zusätzlich mit Ihren E-Mails, Terminen, Teams-Besprechungen und Dateien – direkt in Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Für Betriebe bis 300 Nutzer gibt es „Copilot Business“ zum Listenpreis von 18,20 € pro Nutzer und Monat (Jahresvertrag, zzgl. MwSt.), bis 31.12.2026 im Aktionspreis für 15,60 €.

Rechtlicher Rahmen: die EU-KI-Verordnung

Die meisten Pflichten treffen Anbieter von KI-Systemen. Aber auch wer KI im Betrieb nur einsetzt, hat Aufgaben – vor allem, die KI-Kompetenz des Teams zu fördern.

Seit / ab	Regel	Bedeutung für Ihren Betrieb
seit 02.02.2025	KI-Kompetenz (Art. 4)	Wer KI einsetzt, muss die KI-Kompetenz seiner Beschäftigten fördern. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, Schulungen zu dokumentieren.
seit 29.07.2026	Deutsches KI-Gesetz (KI-MIG)	Die Bundesnetzagentur ist Aufsicht und Ansprechstelle, mit KI-Service-Desk für Unternehmen.
seit 02.08.2026	Transparenzpflichten (Art. 50)	Ein Chatbot auf Ihrer Website muss sich als KI zu erkennen geben. Deepfakes sind zu kennzeichnen.
ab 02.12.2027	Regeln für Hochrisiko-KI	Etwa für KI bei der Auswahl von Bewerbern. Durch die Änderung der Verordnung im Juli 2026 verschoben.

Vor dem Start: Berechtigungen und Datenschutz

• Freigaben aufräumen: Copilot sieht nur, worauf die jeweilige Person ohnehin Zugriff hat. Zu großzügig geteilte Ordner werden aber plötzlich per einfacher Frage auffindbar – etwa Gehaltslisten. Deshalb prüfen wir die Berechtigungen vor der Einführung.
• Wo die Daten verarbeitet werden: Microsoft verarbeitet Copilot-Daten grundsätzlich in der EU. Einige Einstellungen können das ändern, etwa das Ausweichen auf Rechenzentren außerhalb Europas bei hoher Last oder zusätzliche KI-Modelle von Drittanbietern. Wir prüfen und setzen diese Einstellungen bewusst.
• Eine KI-Richtlinie: Welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hinein dürfen und wer Ergebnisse prüft. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt außerdem Firmenkonten statt privater Zugänge und, wo vorhanden, die Einbindung des Betriebsrats.

KI im Unternehmen: Leistungen im Überblick

• Workshop: Wo hilft KI in Ihrem Betrieb?
• KI-Richtlinie für Ihr Team
• Prüfung und Bereinigung von Berechtigungen
• Einrichtung von Copilot und Lizenzberatung
• Datenschutzfreundliche Einstellungen
• Kurze Einweisung für Ihr Team
• Pilotphase mit ausgewählten Mitarbeitern
• Ansprechpartner für Fragen im Alltag

So führen wir KI bei Ihnen ein

1. Workshop: Wir sammeln mit Ihnen Aufgaben, bei denen KI wirklich Zeit spart – vom Angebotstext bis zur Besprechungsnotiz.
2. Vorbereitung: Berechtigungen prüfen, Einstellungen setzen, Richtlinie abstimmen.
3. Pilotphase: Einige Mitarbeiter testen im Alltag, wir werten gemeinsam aus, was sich lohnt.
4. Einweisung und Start: Eine kurze Einweisung für alle – was erlaubt ist und wie man gute Ergebnisse bekommt – und ein Ansprechpartner für Fragen.

Warum Dare Solutions

• Nutzen vor Technik

  Wir starten mit Ihren Aufgaben, nicht mit der Software – und sagen auch, wo sich KI nicht lohnt.

• Datenschutz mitgedacht

  Berechtigungen, Einstellungen und Regeln sind geklärt, bevor die erste Frage gestellt wird.

• Einweisung aus der Praxis

  Kurz und mit Beispielen aus Ihrem Alltag statt Folien – damit Ihr Team weiß, was erlaubt ist.

• Aus einer Hand

  Microsoft 365, IT-Sicherheit und KI von einem Ansprechpartner, der Ihre Umgebung kennt.

Häufige Fragen

Ist Copilot kostenlos?

Copilot Chat ist in Microsoft 365 ohne Aufpreis enthalten. Die Arbeit mit Ihren eigenen E-Mails, Terminen und Dateien erfordert eine Lizenz – für kleinere Betriebe „Copilot Business“ ab 18,20 € pro Nutzer und Monat, bis Ende 2026 im Aktionspreis für 15,60 € (Listenpreise zzgl. MwSt.).

Müssen wir unsere Mitarbeiter schulen?

Ja. Nach Artikel 4 der KI-Verordnung müssen Unternehmen, die KI einsetzen, die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern – das gilt seit Februar 2025 auch für kleine Betriebe. Die Maßnahmen sollten dokumentiert werden. Bei der Einführung weisen wir Ihr Team kurz in die Werkzeuge und Ihre KI-Richtlinie ein.

Bleiben unsere Daten in der EU?

Grundsätzlich ja: Microsoft verarbeitet die Daten im Rahmen der EU-Datengrenze. Einzelne Einstellungen können Verarbeitung außerhalb der EU erlauben, etwa bei hoher Last oder für zusätzliche KI-Modelle. Wir prüfen diese Einstellungen und legen sie mit Ihnen fest.

Kann Copilot vertrauliche Dateien für alle sichtbar machen?

Copilot hält sich an die bestehenden Berechtigungen. Was aber zu weit freigegeben ist, wird durch die KI plötzlich leicht auffindbar. Deshalb prüfen und bereinigen wir die Freigaben vor der Einführung.

Dürfen Mitarbeiter ChatGPT und Co. privat für die Arbeit nutzen?

Davon raten wir ab: Bei privaten Konten ist unklar, was mit eingegebenen Daten passiert, und personenbezogene Daten dürfen dort in der Regel nicht hinein. Besser sind freigegebene Werkzeuge im Firmenkonto und eine kurze Richtlinie, was erlaubt ist.