E-Rechnung 2027 – das betrifft mehr Betriebe, als viele denken: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr ihre Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen, ab 2028 grundsätzlich alle. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025. Hier lesen Sie, welche Formate zählen, was Ihre Software und Ihre IT können müssen und was Sie in den nächsten drei Monaten erledigen sollten.
E-Rechnung 2027: Wer muss ab wann?
Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen über Leistungen an andere Unternehmen für deren Betrieb, wenn beide in Deutschland ansässig sind. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen, für den Empfang nicht.
| Zeitpunkt | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können | alle Unternehmen im Inland, auch Kleinunternehmer |
| bis 31.12.2026 | Papierrechnung weiter erlaubt, PDF-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers (für Leistungen aus 2025 und 2026) | alle Unternehmen |
| ab 01.01.2027 | E-Rechnung ausstellen | Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 |
| bis 31.12.2027 | Papierrechnung oder (mit Zustimmung) PDF-Rechnung für Leistungen aus 2027 weiter erlaubt | Betriebe mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnung ausstellen | grundsätzlich alle Unternehmen – Ausnahmen siehe unten |
Die Grenze von 800.000 € bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt. Auch wenn die E-Rechnung 2027 Sie selbst noch nicht betrifft: Lieferanten über der Grenze müssen Ihnen für Leistungen ab Januar grundsätzlich E-Rechnungen schicken. Ob Ihr Betrieb über der Grenze liegt, klärt Ihre Steuerberatung. Eine Verschiebung der Fristen ist nach unserem Stand vom 1. Oktober 2026 nicht beschlossen.
Ausnahmen: Hier bleiben Papier und PDF erlaubt
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € Gesamtbetrag, etwa für Büromaterial oder eine Bewirtung
- Fahrausweise, zum Beispiel Bahntickets
- Rechnungen von Kleinunternehmern – empfangen können müssen aber auch sie E-Rechnungen
- Rechnungen an Privatkunden und viele steuerfreie Leistungen, etwa Grundstücksvermietungen
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich elektronisch verarbeiten lässt. Im Kern ist das eine XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931 – gedacht für Programme, nicht für das Auge. Eine gewöhnliche PDF-Datei, ein Scan oder ein Foto ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ – auch wenn sie per E-Mail kommt.
In Deutschland sind zwei Formate üblich: Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei – Menschen lesen das PDF, Programme die Daten. Maßgeblich ist der XML-Teil: Weichen beide voneinander ab, gilt der strukturierte Teil (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).
Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist eine E-Rechnung. Es zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, aber nicht die Profile MINIMUM und BASIC WL – sie bilden keine vollständige Rechnung ab (FeRD). Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, welches Format und welches Profil Ihr Programm erzeugt.
Die Formate werden weiterentwickelt: Die finale Version XRechnung 4.0 erscheint laut der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) voraussichtlich im Frühjahr 2027. Planen Sie Updates Ihrer Software deshalb fest ein.
E-Rechnung empfangen: Das Postfach reicht – wenn es organisiert ist
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein normales E-Mail-Postfach, ein eigenes Postfach nur für Rechnungen ist nicht vorgeschrieben. Wichtig: Wer E-Rechnungen nicht annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung.
In der Praxis landen Rechnungen oft im Postfach der Chefin oder eines einzelnen Mitarbeiters – und bleiben im Urlaub liegen. Besser ist eine feste Adresse wie rechnung@ihr-betrieb.de, die mehrere Personen sehen, zum Beispiel als gemeinsames Postfach in Microsoft 365. Teilen Sie diese Adresse Ihren Lieferanten mit.
Eine XRechnung ist ohne Hilfsprogramm kaum lesbar. Sie brauchen deshalb einen Viewer, der die Daten verständlich anzeigt. Laut BMF bietet es sich außerdem an, E-Rechnungen mit einem Prüfprogramm (Validierung) zu kontrollieren und den Prüfbericht als Nachweis aufzubewahren. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob Ihr Programm beides kann.
Aufbewahren: Das Original zählt – acht Jahre lang
Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahren Sie seit 2025 acht statt zehn Jahre auf. Eine E-Rechnung muss im empfangenen Format bleiben – also mindestens die XML-Datei, unverändert. Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung brauchen Sie nur zusätzlich, wenn er weitere steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (GoBD, Fassung vom 14.07.2025).
Ein Ausdruck ersetzt die XML-Datei nicht. Auch eine Umwandlung, etwa in ein Bildformat, darf das Original nicht löschen. Wer E-Rechnungen nur ausdruckt und die XML-Datei nicht ablegt, hat also ein Problem.
Damit nichts verloren geht, helfen zwei Bausteine: Eine E-Mail-Archivierung, zum Beispiel mit MailStore oder Microsoft 365, hält E-Mails samt XML-Anhang fest – als Sicherheitsnetz neben Ihrer Buchhaltung. Und eine Datensicherung mit Notfallplan schützt Archiv und Buchhaltungsdaten vor Verlust, wie es die GoBD verlangen. Ein Archiv ersetzt keine Datensicherung – und umgekehrt.
Gut zu wissen
Die E-Mail ist nur der Umschlag. Transportiert eine E-Mail nur die Rechnung, muss sie laut GoBD nicht aufbewahrt werden – wie früher der Briefumschlag. Enthält sie mehr, etwa Absprachen zum Auftrag, gilt das nicht.
Eigene Rechnungen: Wer mit einem Rechnungsprogramm arbeitet, muss unter bestimmten Voraussetzungen kein zusätzliches PDF jeder Ausgangsrechnung speichern – wenn das Programm jederzeit ein inhaltlich gleiches Exemplar erzeugen kann.
Was Ihre IT für die E-Rechnung 2027 können muss
- Rechnungsprogramm: erzeugt Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD (nicht MINIMUM oder BASIC WL).
- Empfang: eine feste Rechnungsadresse, die mehrere Personen im Blick haben.
- Filter: Spam- und Virenfilter lassen XML-Anhänge durch und sortieren Rechnungen nicht aus.
- Weiterleitung: Regeln geben Rechnungen unverändert an Buchhaltung oder Steuerberatung weiter – als Datei, nicht als Ausdruck.
- Anzeige und Prüfung: ein Viewer für XML-Rechnungen und, wenn möglich, eine Validierung.
- Ablage: XML-Dateien im Original, vor Veränderung geschützt und acht Jahre auffindbar.
- Zugriffsrechte: Nur berechtigte Personen sehen und bearbeiten Rechnungen.
- Datensicherung: Archiv und Buchhaltungsdaten sind gesichert, die Wiederherstellung ist getestet.
Das Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm selbst liefert Ihr Softwarehersteller – wir verkaufen keine Buchhaltungssoftware und leisten keine Steuerberatung. Wir prüfen den Weg dazwischen: vom Postfach über Regeln und Ablage bis zu E-Mail-Archiv und Datensicherung.
Was Sie jetzt tun sollten
Bis zur E-Rechnung 2027 bleiben drei Monate. Gehen Sie am besten so vor:
- Umsatz klären: Fragen Sie Ihre Steuerberatung, ob Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € liegt – dann gilt die E-Rechnungspflicht für Sie ab dem 1. Januar 2027.
- Software prüfen: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob Ihr Programm E-Rechnungen erzeugen, anzeigen und einlesen kann und welches Update dafür nötig ist.
- Rechnungseingang festlegen: Richten Sie eine Adresse für Rechnungen ein und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
- Weg zur Buchhaltung abstimmen: Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie E-Rechnungen übergeben werden – per Upload, Schnittstelle oder Weiterleitung.
- Ablage und Sicherung prüfen: Liegen die XML-Dateien im Original im Archiv, und ist alles in der Datensicherung?
- Testen: Spielen Sie eine Probe-E-Rechnung einmal komplett durch – vom Postfach bis ins Archiv.
E-Rechnung 2027: Wir prüfen den Weg durch Ihre IT
Im Erstgespräch klären wir, wo Ihre Rechnungen ankommen, wie sie zur Buchhaltung gelangen und wo sie liegen. Auf Wunsch prüfen wir danach Postfach, Regeln, Ablage, E-Mail-Archiv und Datensicherung, richten die E-Mail-Archivierung ein und stimmen uns mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem Softwareanbieter ab. Diese Prüfung ist ein Auftrag nach Aufwand.
Häufige Fragen
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch?
Bis Ende 2026 ja, wenn Ihr Kunde zustimmt. Für Leistungen im Jahr 2027 nur noch, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Ab 2028 brauchen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland grundsätzlich die E-Rechnung – Ausnahmen gelten etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Rechnungen an Privatkunden betrifft die Pflicht nicht.
Gilt die E-Rechnung 2027 auch für Kleinunternehmer?
Ausstellen müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen nicht. Empfangen können müssen sie sie aber schon seit 2025 – ein E-Mail-Postfach genügt. Eingehende E-Rechnungen bewahren Sie im Original auf.
Wie kann ich eine XRechnung lesen?
Mit einem Viewer. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob Ihr Programm E-Rechnungen anzeigt. Für den Einzelfall stellt die Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de einen E-Rechnungs-Viewer bereit. Aufbewahrt wird trotzdem die XML-Datei, nicht die Anzeige.
Ist ein E-Mail-Archiv Pflicht?
Ein bestimmtes Produkt schreibt niemand vor. E-Mails, die Geschäftsbriefe oder Belege sind, müssen aber vollständig, unverändert und auffindbar aufbewahrt werden. Ein E-Mail-Archiv hält eingehende E-Mails samt Anhängen automatisch fest und ist ein gutes Sicherheitsnetz – in Ihre Buchhaltung gehört die Rechnung trotzdem.
Stand: 1. Oktober 2026. Dieser Beitrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Fristen und Regeln können sich ändern – klären Sie Einzelheiten bitte mit Ihrer Steuerberatung.